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Intelligente Dynamik für das Frischeversprechen

Drei Materialflüsse, drei Warenausgänge, drei Ladungsträger und drei unterschiedliche Kundenzielgruppen – das neue Frischelager von ASKO in Norwegen war nicht zu sehr...

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WITRON Compliance Grundsätze

Vorwort

Die stetig zunehmende Globalisierung, Technisierung und Vernetzung unserer Lebensbereiche bringen vielfältige Erleichterungen in unseren Alltag, führen aber auch zu immer komplexeren rechtlichen und administrativen Anforderungen. Diese müssen im täglichen Umgang miteinander, bei unseren Entscheidungen und unserem Handeln berücksichtigt werden.

Konkret halten wir die folgenden Themenkreise für relevant:

  1. Allgemeine Prinzipien
  2. Recht und Gesetz
  3. Produktsicherheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz
  4. Know-How und Firmeneigentum
  5. Geschäftsgeheimnisse und Datenschutz
  6. Wettbewerb
  7. Internationaler Handel
  8. Steuern
  9. Besondere Zuwendungen
  10. Vermeidung von Interessenskonflikten
  11. Führungskultur und Zusammenarbeit
  12. Geltungsbereich, Umsetzung und Nachhaltigkeit

Als Orientierungshilfe für unseren Arbeitsalltag, haben wir dazu die vorliegenden Compliance Grundsätze verfasst. Sie formulieren unseren Anspruch an regelkonformes Verhalten und bringen unsere ethischen und moralischen Werte zum Ausdruck. Wer dagegen verstößt handelt regelwidrig. Er schadet dem Ansehen unseres Unternehmens und riskiert wirtschaftlichen Schaden.

Wir erwarten von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (allgemein zusammenfassend und wertungsfrei „Mitarbeiter“), dass sie diese Compliance Grundsätze berücksichtigen und in ihrem jeweiligen Arbeitsumfeld auf deren Einhaltung achten, sowie auf festgestellte Verstöße angemessen reagieren.

Vielen Dank für Eure Unterstützung!

1. Allgemeine Prinzipien

Das Ansehen unseres Unternehmens wird in erster Linie durch das Verhalten seiner Mitarbeiter bestimmt. Jeder unserer Mitarbeiter achtet in der Öffentlichkeit darauf, dass sein Auftreten dem Ansehen des Unternehmens nicht schadet. Besonders im Umgang mit unseren Kunden achten wir auf professionelles und respektvolles Verhalten.

Unsere Mitarbeiter werden grundsätzlich auf Basis ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten ausgewählt. Wir gewährleisten Gleichbehandlung und Chancengleichheit aller Menschen (ungeachtet von Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Weltanschauung, Herkunft etc.) die mit unserem Unternehmen in Kontakt kommen.

Wir respektieren die international anerkannten Menschenrechte und unterstützen deren Einhaltung.

Jeder unserer Mitarbeiter hat sich jeglicher Diskriminierung (z.B. Benachteiligung, Belästigung etc.) zu enthalten und einen respektvollen partnerschaftlichen Umgang untereinander zu fördern.

2. Recht und Gesetz

Wir verhalten uns gesetzeskonform. Insbesondere bekennen wir uns zu der in der Verfassung niedergelegten freiheitlich, demokratischen Grundordnung.

Ungesetzliches Verhalten lehnen wir prinzipiell ab. Es führt zu gravierendem Reputationsverlust und zu nachteiligen rechtlichen Konsequenzen.

Rechtswidrig handelnde Mitarbeiter müssen neben disziplinarischen Maßnahmen durch das Unternehmen, außerdem mit staatlicher Strafverfolgung rechnen. Auf rechtskonformes Verhalten ist daher von jedem Mitarbeiter im eigenen Interesse und in eigener Verantwortung zu achten.

Bei etwaigen Zweifelsfragen ist zur Klärung der Vorgesetzte, die Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung einzuschalten.

3. Produktsicherheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz

Die Sicherheit unserer Mitarbeiter und unserer Kunden in den verschiedenen Bereichen unseres Unternehmens und unseren Projektstandorten gehört zu unseren höchsten Zielen. Auch die Qualität und Betriebssicherheit unserer Produkte und Leistungen hat höchsten Ansprüchen zu genügen. Wir beobachten unserer Produkte am Markt im Bestreben, diese zu verbessern und sicherer zu machen.

Wir sorgen für ein sicheres Arbeitsumfeld und stellen unseren Mitarbeitern die dazu erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung. Sicherheitsvorschriften sind unbedingt einzuhalten und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Missstände sind unverzüglich aufzuzeigen, zu beseitigen und ggf. zu ahnden.

Sofern unsere Arbeiten (z.B. Montage, Installation, Inbetriebnahme auf Baustellen) darüber hinaus besonderen Vorschriften unterliegen (wie z.B. kundenseitige Baustellen- und Werksordnungen, Länderregelungen etc.), sind diese zusätzlich zu berücksichtigen. Eine besondere Sicherheitsverantwortung liegt hier bei den Führungskräften.

Wir achten auf Nachhaltigkeit, sparsamen Umgang mit unseren Ressourcen und Vermeidung schädlicher Einwirkungen auf die Umwelt.

4. Know-How und Firmeneigentum

Unser breit angelegtes und innovatives Know-How verkörpert das geistige Eigentum unseres Unternehmens und ist als solches wesentlicher Bestandteil unseres Erfolges.

Als Technologieunternehmen sind wir besonders auf den Schutz unseres Know-hows und all unserer Innovationen angewiesen. Wir gehen deshalb mit unseren Geschäftsgeheimnissen besonders sorgfältig um und gewährleisten, dass vertrauliche Informationen nicht an unbefugte Dritte gelangen können.

Gegenständliches Unternehmenseigentum (Fahrzeuge, Werkzeuge, Mobiliar etc.) behandeln wir schonend und seinem Zweck entsprechend. Sofern dies nicht im Einzelfall ausdrücklich gestattet und schriftlich geregelt ist, benutzen wir Unternehmenseigentum nicht für private Zwecke.

Mit unseren Finanzmitteln gehen wir verantwortungsvoll um. Wir treffen geschäftliche Entscheidungen bedarfsorientiert und auf der Grundlage kaufmännisch nachvollziehbarer Abwägung von Chancen und Risiken unter Berücksichtigung involvierter Geschäftspartner.

5. Geschäftsgeheimnisse und Datenschutz

Vertrauliche Informationen, die wir von unseren Geschäftspartnern erhalten, sind besonders schutzwürdig. Diese sind mit größter Diskretion zu behandeln, da Vertraulichkeitsverletzungen zu erheblichen Haftungsfolgen führen können.

Mit Kollegen teilen wir etwaige Geschäftsgeheimnisse nur insoweit, als dies zur ordnungsgemäßen Bearbeitung des betreffenden Geschäftsvorgangs nötig ist. Wir verstehen die persönlichen Daten unserer Mitarbeiter und Vertragspartner als sensible, personenbezogene Informationen und gehen entsprechend vertraulich damit um.

Wir nutzen persönliche Daten ausschließlich für die Zwecke, zu denen sie uns zur Verfügung gestellt sind und halten die zum Schutz solcher Daten bestehenden Gesetze ein.

6. Wettbewerb

Wir setzen auf fairen Wettbewerb.

Wettbewerb treibt uns an, besser zu werden. Das hilft uns, optimale Lösungen für unsere Kunden zu erarbeiten, aber auch attraktiv für unsere Mitarbeiter zu bleiben. Wir halten uns an die Gesetze zum Schutze des Wettbewerbs. Insbesondere finden keine Absprachen über Preise, Konditionen, Zuweisung von Marktanteilen, Abstimmung von Angebots- Produktionsstrategien u. dgl. mit anderen Marktteilnehmern statt.

Derartige Verstöße führen zu schwerwiegenden Sanktionen durch die Kartellbehörden.

7. Internationaler Handel

Wir haben unsere Geschäftstätigkeit international ausgerichtet. Wir halten uns an die für den grenzüberschreitenden Handel geltenden Vorschriften und an die Gesetze der Länder in denen wir tätig sind.

Wir beachten insbesondere geltende Import- oder Exportbeschränkungen, etwaige Genehmigungserfordernisse und die Abführung festgesetzter Zölle und Abgaben.

Die Einhaltung dieser Bestimmungen wird regelmäßig behördlich überprüft. Bei Verstößen drohen erhebliche Sanktionen.

8. Steuern

Wir bekennen uns zur gesetzlichen Verpflichtung Steuern zu entrichten. Diese sind ganz wesentliche finanzielle Beiträge zum Funktionieren des Staates und der Erhaltung unseres Gemeinwesens. Jegliches gesetzwidrige Vorenthalten von Steuern lehnen wir als unethisch und unsozial ab.

Wir anerkennen die Notwendigkeit, durch regelmäßige Betriebs- und Steuerprüfungen staatlicher Behörden unsere Steuerkonformität zu verifizieren und vermeiden alles, was die Arbeit der zuständigen Institutionen behindert. Die korrekte Einschätzung steuer- oder subventionsrechtlicher Sachverhalte ist oft schwierig. In Zweifelsfällen bedarf es der Einschaltung des Vorgesetzten und/oder Beiziehung von Spezialisten inner- oder außerhalb des Unternehmens.

9. Besondere Zuwendungen

Bestechung in jeglicher Form lehnen wir ab. Wir bedürfen keiner besonderen Zuwendungen (wie z.B. Geld, Geschenke, Einladungen zu Sport- oder Kulturveranstaltungen u. dgl.), um unseren Geschäftserfolg zu erreichen.

Weder unseren Geschäftspartnern noch sonstigen Dritten, insbesondere Amtsträgern, gewähren wir unzulässige Vorteile noch nehmen wir solche in Anspruch. Bei der Annahme und Gewährung von Zuwendungen jeglicher Art sind wir zurückhaltend. Zuwendungen, deren Annahme vom Empfänger verheimlicht werden muss oder diesen einer moralischen Verpflichtung aussetzt, sind unzulässig. Im Zweifel hat eine Abstimmung mit dem Vorgesetzten zu erfolgen.

Etwaige Provisionen oder Vergütungen an Händler, Vermittler oder Berater dürfen nur für zulässige und tatsächlich erbrachte Leistungen fließen und müssen in einem angemessenen Verhältnis dazu stehen.

10. Vermeidung von Interessenskonflikten

Die Loyalität unserer Mitarbeiter zu ihrem Unternehmen ist unabdingbar für den Unternehmenserfolg. Wir vermeiden alles, was den legitimen Unternehmensinteressen zuwiderläuft.

Geschäftliche Nebentätigkeiten bedürfen der vorherigen Zustimmung, welche das Unternehmen nicht unbillig verweigern wird.

Geschäftliche und private Interessen grenzen wir klar voneinander ab. Unsere Tätigkeit im Unternehmen nutzen wir nicht zur Erlangung persönlicher Vorteile. Die Beauftragung von Geschäftspartnern im privaten Interesse vermeiden wir. Keinesfalls werden Geschäftspartner aus privatem Interesse bevorzugt.

Die ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorgängen gewährleistet die Verifikation unseres Tuns. Wir dokumentieren die wesentlichen Geschäftsvorgänge korrekt, sachlich vollständig, nachvollziehbar und in schriftlicher (elektronischer) Form. Die Ablage erfolgt so, dass die entsprechenden Dokumente zumindest innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen unversehrt, auffindbar und zuordenbar sind.

11. Zusammenarbeit und Führungskultur

Wir begegnen uns offen und vorurteilsfrei. Um optimale Arbeitsergebnisse zu erreichen, arbeiten wir vertraulich, kollegial und verantwortungsvoll zusammen. Dazu hören wir die Meinungen Anderer ernsthaft an und sind bereit, selbst eigene Ansichten ernsthaft zu hinterfragen.

Führungskräfte haben Vorbildfunktion und so eine besondere Verantwortung, diese Compliance Grundsätze täglich anzuwenden und umzusetzen. Ihnen obliegt es, regelkonformes Verhalten bei ihren Mitarbeitern einzufordern. Sie sind auch erster Ansprechpartner bei etwaigen Fragen ihrer Mitarbeiter.

Führungskräfte setzen Vertrauen in ihre Mitarbeiter, vereinbaren eindeutige, ehrgeizige und realistische Leistungsziele und räumen ihren Mitarbeitern angemessenen Raum ein, Verantwortung zu übernehmen, an Herausforderungen zu wachsen und die Leistungsziele zu erreichen. Führungskräfte nehmen Leistungserfolge ihrer Mitarbeiter wahr und erkennen sie an.

12. Geltungsbereich, Umsetzung und Nachhaltigkeit

Diese Compliance Grundsätze gelten für alle Unternehmen der WITRON Gruppe und deren Mitarbeiter weltweit verbindlich.

Sofern im Übrigen seitens des Unternehmens themen- oder landesspezifische Regelungen bestehen, ergänzen sie diese Compliance Grundsätze sinnvoll.

Im Übrigen stehen bei Fragen zu diesen Grundsätzen oder zum richtigen Verhalten im Einzelfall, neben den Vorgesetzten, die Geschäftsführung oder die Rechtsabteilung zur Verfügung. Verstöße gegen diese Compliance Grundsätze werden nicht geduldet und ziehen disziplinarische Maßnahmen nach sich. Allen Hinweisen auf solche Verstöße wird nachgegangen. Hinweise können an den jeweiligen Vorgesetzten, die Geschäftsführung, die Rechtsabteilung, den Betriebsrat oder die jeweils Beauftragten (z.B. Datenschutz, IT-Sicherheit, Arbeitssicherheit etc.) gerichtet werden. Für Hinweise per E-Mail steht folgende, beim Betriebsratsvorsitzenden eingerichtete Adresse zur Verfügung: compliance(at)witron.de.

Bei Hinweisen, die im guten Glauben oder mit der Bitte um Diskretion gegeben werden, wird die vertrauliche Behandlung der Person des Hinweisgebers zugesagt.